Sinds begin 2023 heeft er bijna wekelijks digitaal ambtelijk overleg plaatsgevonden tussen de gemeente Zuidplas en het COA over de vestiging van een opvanglocatie in Zuidplas. Daarnaast vond op 22 februari 2023 een bestuurlijk overleg plaats in het gemeentehuis van Zuidplas, waarbij onder andere de directeur van het COA, burgemeester Han Weber en wethouder Jan Willem Schuurman aanwezig waren.
In het verslag van dit overleg staat: “Het doel is om het vertrouwen tussen gemeente en COA te herstellen zodat in gezamenlijkheid gestart kan worden met de locatie verkenning naar een (toekomstige) regionale opvanglocatie in Zuidplas. De burgermeester verwijst naar een tweetal (ongewenste) situaties:
a. De situatie in hotel Van der Valk, in augustus 2022, waar enkele asielzoekers zijn geplaatst zonder medeweten van de gemeente.
b. De voordracht voor een papierenschouw van een locatie voor noodopvang van asielzoekers in het najaar van 2021, waar het COA geen gehoor aan heeft gegeven. Deze locatie is na, vervolgens ingezet voor opvang van Oekraïners.”
In hetzelfde verslag staat: “Het COA biedt excuus aan voor de ontstane situaties, dit had niet mogen gebeuren. Er wordt gewerkt aan het verbeteren van processen.”
De excuses die in februari 2023 zijn gemaakt, blijken eind 2023 weinig waard te zijn, want ondanks het haast wekelijkse overleg van de projectgroep, bestaande uit medewerkers van zowel de gemeente Zuidplas als het COA, stelt het COA-bestuur het vaststellen van de bestuursovereenkomst uit tot woensdag 22 november 2023. Tijdens het online overleg van donderdag 23 november 2023 wordt het vaststellen gemeld en wordt er melding gemaakt van één opmerking door het bestuur. Op vrijdag 24 november 2023 wordt de overeenkomst daadwerkelijk ondertekend door de bestuursvoorzitter van het COA en verstuurd naar de gemeente Zuidplas. Daar wordt de overeenkomst op maandag 27 november 2023 ondertekend door burgemeester Han Weber en teruggestuurd naar het COA. Op dinsdag 28 november 2023 gaat er een persbericht uit over de opvanglocatie aan de Zuidplasweg en worden de direct omwonenden middels persoonlijk rondgebrachte brieven ingelicht.
Het COA heeft optimaal gebruikgemaakt van de grote tijdsdruk die op het hele proces stond en heeft voor zichzelf de mogelijkheid gecreëerd om naast statushouders en kansrijke asielzoekers ook alle andere typen asielzoekers op te kunnen vangen door het woord “primair” toe te voegen aan de overeenkomst. In geen enkele conceptversie heeft dit woord gestaan; het is alleen online medegedeeld op 23 november en direct opgenomen in de definitieve versie, die de volgende dag door de bestuursvoorzitter van het COA is ondertekend en opgestuurd naar de gemeente Zuidplas. In het digitale overleg op donderdag 30 november 2023 wordt alleen vermeld dat de bestuursovereenkomst door de gemeente Zuidplas op maandag 27 november 2023 is getekend en dat op 28ste de bewonersbrieven zijn verzonden en persoonlijk zijn uitgereikt aan directe omwonenden. Over de minimale tekstuele aanpassing, die voor een zeer grote verruiming van de mogelijkheden voor de opvanglocatie zorgt, wordt met geen woord gesproken in dit overleg.
