Uit documenten die door ZuidplasOnline via de Wet open overheid (Woo) zijn verkregen, blijkt dat intern juridische twijfel bestond over de informatievoorziening aan de gemeenteraad voorafgaand aan het sluiten van de bestuursovereenkomst met het COA voor de opvanglocatie in de Spoorzone.
Een intern juridisch advies van 11 januari 2024 roept vragen op over de wijze waarop de gemeenteraad van Zuidplas is betrokken bij de besluitvorming rond de bestuursovereenkomst tussen de gemeente en het COA voor de realisatie van een Regionale Opvanglocatie (ROL) in de Spoorzone. Hoewel het college bevoegd was om de overeenkomst te sluiten, lijkt uit het advies dat onvoldoende duidelijk is of de raad vooraf de gelegenheid heeft gekregen wensen en bedenkingen kenbaar te maken.
Uit het juridische advies blijkt dat het college op grond van artikel 160 van de Gemeentewet bevoegd is om een bestuursovereenkomst aan te gaan. Wanneer een besluit echter ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben, moet de raad vooraf worden geïnformeerd en de gelegenheid krijgen om wensen en bedenkingen te uiten. Die verplichting volgt uit artikel 169 lid 4 van de Gemeentewet. Volgens de jurist lijkt op basis van het beschikbare communicatieoverzicht dat de raad vooral achteraf is geïnformeerd, al wordt de mogelijkheid opengehouden dat eerdere raadsreacties of mondeling overleg als invulling van die procedure kunnen worden gezien.
Raad al sinds 2021 geïnformeerd over onderzoek
Het communicatieoverzicht laat zien dat het college al op 2 februari 2021 besloot samen met het COA de mogelijkheden voor een regionale opvanglocatie te onderzoeken. Een week later werd de gemeenteraad hierover geïnformeerd via een raadsinformatienota. Daarbij werd expliciet aangegeven dat alleen een verkenning zou plaatsvinden en dat mogelijke locaties en voorwaarden nog onderzocht moesten worden.
In de jaren daarna volgden meerdere raadsbrieven, technische vragen, moties en overleggen met het COA. In mei 2021 nam de raad bovendien een VVD-motie aan waarin het college werd opgeroepen de raad tijdig te informeren over voortgang en toekomstige besluiten rondom een opvanglocatie.
Spoorzone in juli 2023 onder geheimhouding bij raad bekend
Op 7 juli 2023 besloot het college de raad via een geheime informatienota te informeren over het onderzoek naar een ROL en over het voornemen deze te realiseren op de locatie Spoorzone in Nieuwerkerk aan den IJssel. Volgens het communicatieoverzicht werd de raad daarmee geïnformeerd over zowel het onderzoek als de beoogde locatie.
De informatienota werd op 5 september 2023 in de gemeenteraad besproken. Het communicatieoverzicht vermeldt echter niet dat op dat moment een definitieve bestuursovereenkomst aan de raad werd voorgelegd.
Cruciale stap op 2 november 2023
Een belangrijk moment volgt op 2 november 2023. Het college besloot toen akkoord te gaan met de bestuursovereenkomst (zonder het woord primair erin) voor de Regionale Opvanglocatie en de raad hierover te informeren via een nieuwe, eveneens geheime informatienota. Volgens het college gaf de overeenkomst uitvoering aan het eerdere raadsbesluit van 4 april 2023 over duurzame asielopvang in de regio Hollands Midden.
Het college stemde op 2 november 2023 in met de bestuursovereenkomst voor de Regionale Opvanglocatie, maar de gemeenteraad werd hierover pas achttien dagen later geïnformeerd. In de geheime informatienota van 20 november 2023 wordt gesproken over een overeenkomst die op dat moment al was gesloten, waardoor de raad feitelijk achteraf werd geïnformeerd.
Verschil tussen gedeelde en getekende overeenkomst
Volgens de beschikbare stukken is juist dit punt juridisch relevant. Uit het advies van 11 januari 2024 blijkt dat onderzocht moet worden welke informatie precies met de raad is gedeeld en op welk moment. De jurist adviseert alle mondelinge en schriftelijke communicatie hierover nauwkeurig te reconstrueren om vast te stellen of aan de informatieplicht is voldaan.
Daarbij speelt de vraag of de versie van de bestuursovereenkomst waarover de raad op of vóór 20 november 2023 werd geïnformeerd dezelfde was als de versie die uiteindelijk op 23 november 2023 werd gebruikt. Indien substantiële wijzigingen zijn aangebracht nadat de raad kennis had genomen van een eerdere versie, kan dat van belang zijn voor de beoordeling of de raad daadwerkelijk gelegenheid heeft gehad om wensen en bedenkingen te uiten over de overeenkomst die uiteindelijk is gesloten. Deze conclusie volgt niet rechtstreeks uit de stukken, maar uit de door het juridisch advies opgeworpen vraag welke overeenkomst en welke informatie precies aan de raad zijn voorgelegd.
Geen gevolgen voor geldigheid, wel mogelijk politieke gevolgen
De juridisch adviseur concludeert dat zelfs als zou blijken dat de gemeenteraad vooraf onvoldoende gelegenheid heeft gekregen om wensen en bedenkingen kenbaar te maken, dit geen gevolgen heeft voor de rechtsgeldigheid van de bestuursovereenkomst. Volgens het advies had de gemeenteraad het college hierover wel politiek ter verantwoording kunnen roepen. Dat is echter niet gebeurd.
