Tijdens de gemeenteraadsvergadering van 14 januari 2026 werd bij het debat over een motie vreemd opnieuw meerdere keren verwezen naar een raadsvergadering uit mei 2021. Met name de vergadering van 19 mei 2021, waarin de opvang van asielzoekers werd besproken, speelde daarbij een centrale rol. Juist van die vergadering blijken de videotulen tot op de dag van vandaag niet openbaar beschikbaar.

In de raadsvergadering van 18 mei 2021 wordt expliciet aangekondigd dat het onderwerp opvang van asielzoekers een dag later, op 19 mei, verder zal worden behandeld. De videotulen van 18 mei zijn wel terug te vinden, maar de opvolgende vergadering – waarnaar onder meer raadslid Ferry van Wijnen (VVD) in latere debatten herhaaldelijk heeft verwezen – ontbreekt volledig in het openbare archief.

De redactie van ZuidplasOnline heeft dit gemis op 15 januari 2026 gemeld bij de griffie van de gemeente Zuidplas, met het verzoek om de link naar deze openbare vergadering beschikbaar te stellen. Daarbij werd duidelijk dat de videotulen van deze vergadering ontbreken.

Afgelopen vrijdagmiddag, na afloop van de zitting van het centraal stembureau, is opnieuw navraag gedaan bij de griffier. Daar werd bevestigd dat van drie raadsvergaderingen videonotulen ontbreken. De ICT-afdeling zou onderzoeken of de opnamen nog ergens zijn terug te vinden.

Een controle van de gemeentelijke website vanavond laat zien dat de videotulen van 19 mei 2021 nog altijd ontbreken. Ook is er sinds de melding, afgelopen vrijdag, geen aanvullende informatie vanuit de gemeente verstrekt over de voortgang of mogelijke alternatieven, zoals een schriftelijk verslag.

Transparantie onder druk

Videotulen vormen een essentieel onderdeel van de democratische controle. Ze bieden inwoners niet alleen inzicht in de uiteindelijke besluiten, maar ook in de argumenten, afwegingen en toezeggingen die daaraan voorafgaan. In tegenstelling tot geschreven notulen geven video-opnamen een vollediger en betrouwbaarder beeld van het debat.

Wettelijke bewaarplicht

De Archiefwet stelt duidelijke eisen aan het bewaren van overheidsinformatie. Vergaderingen van bestuursorganen moeten duurzaam worden vastgelegd en toegankelijk blijven. Losse of ontbrekende video-opnamen, zonder context of metadata, voldoen niet aan deze wettelijke vereisten en zijn bovendien slecht doorzoekbaar.

Zolang de videotulen van 19 mei 2021 niet zijn teruggevonden of vervangen door een ander officieel en volledig verslag, blijft een cruciaal moment in de besluitvorming van de gemeente Zuidplas voor inwoners en belangstellenden onzichtbaar.