Op vrijdag 26 september 2025 ontstond er paniek binnen de gemeente Zuidplas toen bleek dat er in het schetsontwerp voor de opvanglocatie, dat die ochtend was gepubliceerd op de gemeentelijke website en was verstrekt aan de raadsleden en de lokale pers, een andere termijn stond vermeld. In het ontwerp, afkomstig van het COA (Centraal Orgaan opvang asielzoekers), werd aangegeven dat de opvanglocatie tijdelijk zou zijn voor 15 jaar, terwijl de afgesproken termijn slechts 10 jaar is. Dit moest met spoed worden rechtgezet.

09:35 uur – Burgemeester slaat alarm

Burgemeester Han Weber leest het bericht op ZuidplasOnline over de genoemde 15 jaar en stuurt direct een alarmerende e-mail naar de wethouders Schuurman en Klovert. Hij benadrukt dat de online stukken een verkeerde termijn noemen en vraagt met klem of dit “zo snel mogelijk” kan worden aangepast. De urgentie is groot: de verkeerde informatie staat al online.

09:54 uur – Ambtenaar onderneemt direct actie
Kort na het signaal van de burgemeester stuurt een ambtenaar een e-mail naar de webmaster en collega’s:
“Op pagina 1 staat 2x 15 jaar. Kunnen jullie hier 10 jaar van maken? En anders moet het pdfje eraf.”
De urgentie wordt direct gevoeld; het bestand moet direct worden aangepast of offline gehaald.

09:55 uur – Bevestiging van aanpassing
Vrijwel direct volgt een bevestiging: “Ik ga het aanpassen.” De paniek is voelbaar; er wordt direct gehandeld.

10:07 uur – Dwingende oproep van wethouder
Wethouder Jan Willem Schuurman stuurt het bericht van de burgemeester door naar een brede groep collega’s met een duidelijke en dwingende oproep:
“Wie pakt deze bal op en wanneer?”

10:08 – 10:36 uur – Razendsnelle correctie en communicatie
Binnen enkele minuten reageren collega’s dat ze ermee bezig zijn. “Wordt aan gewerkt,” klinkt het kort en bondig. De aanpassing wordt bevestigd: “Is aangepast.” Tegelijkertijd wordt afgesproken dat de correctie breed wordt gecommuniceerd, zowel naar de raad als naar de pers. Er wordt in allerijl een conceptbericht opgesteld voor zowel de raad als de pers.

Geen verzoek aan COA – gemeente grijpt zelf in

Opvallend is dat het foutieve bestand niet van de gemeente Zuidplas zelf was, maar van het COA. Er is geen officieel verzoek bij het COA ingediend om het bestand aan te passen. In plaats daarvan nemen ambtenaren van de gemeente Zuidplas zelf het initiatief om het document te corrigeren. De druk is voelbaar: de fout moet zo snel mogelijk van de website verdwijnen.

Mag de gemeente Zuidplas een COA-bestand zomaar aanpassen?

Deze gang van zaken roept wel een belangrijke juridische en bestuurlijke vraag op: mag de gemeente Zuidplas een document dat officieel van het COA is eigenhandig aanpassen?
In principe is het COA eigenaar van het originele schetsontwerp. Zonder toestemming mag de gemeente Zuidplas het document niet wijzigen en verspreiden als ware het het officiële COA-document. Dit kan leiden tot verwarring over de bron, de geldigheid en de verantwoordelijkheid voor de inhoud.
Normaal gesproken zou de gemeente een verzoek tot correctie bij het COA moeten indienen, zodat het COA het document officieel kan aanpassen en opnieuw publiceren. Door zelf aanpassingen te doen, neemt de gemeente feitelijk verantwoordelijkheid voor de inhoud, wat tot juridische en bestuurlijke complicaties kan leiden.